Z jednání orgánu se pořizuje zápis, jehož vyhotovení zajišťuje předsedající. Zápis vyhotovuje buď předsedající, nebo zvolený zapisovatel a podepisuje jej vždy předsedající spolu se zvoleným zapisovatelem a ověřovatelem zápisu, pokud byl zvolen.
Zápis musí obsahovat alespoň datum a místo konání shromáždění, kdo je svolal, kdo mu předsedal, přijatá usnesení, výsledky hlasování, nepřijaté námitky členů, kteří požádali o jejich zaprotokolování. Přílohu zápisu tvoří prezenční listina, pozvánka a podklady, které byly předloženy k projednávání jednotlivých bodů.
Vlastník jednotky se může nechat na shromáždění zastoupit na základě písemné plné moci. Plná moc nemusí být písemně ověřena, pokud se nejedná o změnu stanov, k jejichž přijetí by byla zapotřebí účast notáře, a změny by se přijímaly formou notářského zápisu.
Vzory plné moci ke stažení zde - Plná moc - Vzor.
Pozvánka na schůzi shromáždění vlastníků jednotek - vzor ke stažení.
